Asigurarea evidenţei nominale a asiguraţilor şi a obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat se realizează pe baza declaraţiei nominale de asigurare, potrivit modelului aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 1.397/2010 privind modelul, conţinutul, modalitatea de depunere şi de gestionare a „Declaraţiei privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate”.
Obligaţia de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat constă în plata contribuţiei de asigurări sociale.
Cotele contribuţiei individuale de asigurări sociale, a celei datorate de angajator, baza de calcul a acestora, termenele de plată şi celelalte aspecte privind contribuţiile de asigurări sociale sunt reglementate în titlul IX^2 „Contribuţii sociale obligatorii” din Legea nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare.
Declaraţia nominală de asigurare se completează şi se depune de persoanele fizice şi juridice care au calitatea de angajator sau entităţi asimilate angajatorului, prevăzute la art. 296^3 din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, cărora le revin, potrivit legislaţiei în vigoare, obligaţii de plată privind impozitul pe venitul din salarii, precum şi cele privind bugetul asigurărilor sociale de stat.
Declaraţia nominală de asigurare se depune lunar, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei pentru care se datorează contribuţiile, la organul fiscal competent, potrivit prevederilor art. 296^19 din Legea nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare.
art. 296^19 din Legea nr. 571/2003
Persoanele fizice şi juridice prevăzute la art. 296^3 lit. e) din Legea nr. 571/2003 la care îşi desfăşoară activitatea sau se află în concediu medical persoanele prevăzute la art. 296^3 lit. a) şi b) şi entităţiile prevăzute la art. 296^3 lit. f) şi g) sunt obligate să depună lunar, până la data de 25 inclusiv, a lunii următoare celei pentru care se datorează contribuţiile, declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate.
Prin excepţie de la prevederile alin. (1), plătitorii de venituri din salarii şi asimilate salariilor prevăzuţi la art. 58 alin. (2), în calitate de angajatori sau de persoane asimilate angajatorului, depun trimestrial Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate aferentă fiecărei luni a trimestrului, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare trimestrului. (se aplică începând cu veniturile aferente lunii oct. 2011)
Depunerea trimestrială a declaraţiei prevăzute la alin. (1) constă în completarea şi depunerea a câte unei declaraţii pentru fiecare lună din trimestru. (se aplică începând cu veniturile aferente lunii oct. 2011)
Numărul mediu de salariaţi se calculează ca medie aritmetică a numărului de salariaţi din declaraţiile prevăzute la alin. (1) depuse pentru fiecare lună din anul anterior. (se aplică începând cu veniturile aferente lunii oct. 2011)
Pentru persoanele şi entităţile prevăzute la alin. (1^1), venitul total se stabileşte pe baza informaţiilor din situaţiile financiare ale anului anterior. (se aplică începând cu veniturile aferente lunii oct. 2011)
Persoanele şi entităţile prevăzute la alin. (1^1) pot opta pentru depunerea Declaraţiei privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate în condiţiile alin. (1), dacă depun declaraţia privind opţiunea până la data de 31 ianuarie inclusiv. (se aplică începând cu veniturile aferente lunii oct. 2011)
Persoanele şi entităţile prevăzute la alin. (1^1) care au optat pentru depunerea declaraţiei în condiţiile alin. (1) pot trece la regimul de declarare prevăzut la alin. (1^1) începând cu luna ianuarie a anului pentru care s-a depus opţiunea.
Persoanele şi entităţile prevăzute la alin. (1^1), cu excepţia persoanelor fizice autorizate, întreprinderilor individuale şi persoanelor fizice care exercită profesii libere, precum şi a asocierilor fără personalitate juridică constituite între persoane fizice care, potrivit legii, folosesc personal angajat, care se înfiinţează în cursul anului, aplică regimul trimestrial de declarare începând cu anul înfiinţării dacă, odată cu declaraţia de înregistrare fiscală, declară că în cursul anului estimează un număr mediu de până la 3 salariaţi exclusiv şi, după caz, urmează să realizeze un venit total de până la 100.000 euro. (se aplică începând cu veniturile aferente lunii oct. 2011)
Ori de câte ori în cursul trimestrului persoanele prevăzute la art. 296^3 lit. a) şi b) beneficiază de concedii şi indemnizaţii de asigurări sociale de sănătate sau le încetează calitatea de asigurat, plătitorii de venituri din salarii şi asimilate salariilor prevăzuţi la art. 58 alin. (2), în calitate de angajatori ori de persoane asimilate angajatorului, depun declaraţia prevăzută la alin. (1) până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care a intervenit concediul medical sau încetarea calităţii de asigurat. În acest caz, declaraţia/declaraţiile aferentă/aferente perioadei rămase din trimestru se depune/se depun până la data de 25 inclusiv a lunii următoare trimestrului. În cazul în care încetarea calităţii de asigurat are loc în luna a doua a trimestrului, se vor depune atât declaraţia pentru prima lună a trimestrului, cât şi cea pentru luna a doua, urmând ca după încheierea trimestrului să se depună numai declaraţia pentru luna a treia.
Pentru persoanele menţionate la art. 60 alin. (1), declaraţia prevăzută la alin. (1) sau alin. (1^1), după caz, se depune potrivit prevederilor art. 60 alin. (2) şi (3).
În situaţia persoanelor prevăzute la art. 296^21 alin. (1) lit. f) şi h), declararea contribuţiilor sociale individuale se face de către plătitorul de venit, care în acest caz este asimilat angajatorului, prin depunerea declaraţiei prevăzute la alin. (1) sau alin. (1^1), după caz, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care s-au plătit veniturile, respectiv a lunii următoare trimestrului în care s-au plătit veniturile, după caz, cu respectarea prevederilor alin. (1^8).
Declaraţia prevăzută la alin. (1) se depune prin mijloace electronice de transmitere la distanţă, pe portalul e-România, iar declaraţia privind opţiunea se depune pe suport hârtie, la sediul autorităţii fiscale competente.
Prin excepţie de la prevederile alin. (4), până la data de 1 iulie 2011, declaraţia prevăzută la alin. (1) se poate depune la organul fiscal competent sau la oficiile acreditate de Ministerul Finanţelor Publice, în format hârtie, semnat şi ştampilat, conform legii, însoţit de declaraţia în format electronic, pe suport electronic.
Modelul, conţinutul, modalitatea de depunere şi de gestionare a declaraţiei prevăzute la alin. (1) se aprobă prin ordin comun al ministrului finanţelor publice, ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale şi ministrului sănătăţii.
Evidenţa obligaţiilor de plată a contribuţiilor sociale datorate de angajatori şi asimilaţii acestora se ţine pe baza codului de identificare fiscală, iar cea privind contribuţiile sociale individuale, pe baza codului numeric personal.
Declaraţia prevăzută la alin. (1) va cuprinde cel puţin:
a. codul numeric personal;
b. numele şi prenumele;
c. date privind calitatea de asigurat;
d. date referitoare la raporturile de muncă şi activitatea desfăşurată;
e. date privind condiţiile de muncă;
f. date privind venituri/indemnizaţii/prestaţii;
g. date de identificare a persoanei fizice sau juridice care depune declaraţia.
Datele cu caracter personal cuprinse în declaraţia prevăzută la alin. (1) sunt prelucrate în condiţiile prevăzute de Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare .
Ministerul Administraţiei şi Internelor, prin structurile competente, furnizează gratuit date cu caracter personal necesare punerii în aplicare a prezentului titlu, actualizate, pentru cetăţenii români, cetăţenii Uniunii Europene şi ai statelor membre ale Spaţiului Economic European, Elveţia şi pentru străinii care au înregistrată rezidenţa/şederea în România.
Conţinutul, modalităţile şi termenele de transmitere a informaţiilor prevăzute la alin. (9) se stabilesc prin protocoale încheiate între beneficiarii acestora şi Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date sau Oficiul Român pentru Imigrări, după caz.
